Módulo de Facturación

PARÁMETROS DE CONFIGURACIÓN

Dentro del sistema de Escape Room Director, tenemos dos formas de facturar, una forma manual y simple desde la propia reserva y otra para automatizar y facilitar la gestión de la creación y envio automático de facturas.

Ahora disponemos de una nueva pestaña (Ajustes/General/Facuración), en la que podremos definir como queremos que se genere la factura:

• Generar factura automática con la reserva: esta opción generará la factura por el importe pagado cuando el cliente haga la reserva desde la web y la adjuntará en le email de confirmación de reserva.
• Generar factura automática con el bono regalo: esta opción generará la fractura por el importe pagado cuando el cliente compre un bono regalo desde la web y la adjuntará en le email de confirmación de la compra.
• Tipo inicial del documento generado (Factura o proforma)
  • Si escogemos proforma, no se enviará a TicketBai hasta que la validemos y la pasemos a Factura)
• Dar opción al cliente de entrar los datos de facturación: con esta opción ya nos cumplimentarán los datos de facturación deseados.
• Incluir factura en el mail de la reserva (si se ha generado): Con este ajuste, en cada reserva se adjuntará la factura generada por el importe pagado al crear la reserva (paga y señal o total, según tengamos definido).

Hay que tener en cuenta, que se generará la factura solo por el importe pagado, del restante habrá que generarla manualmente.

El sistema de facturación de Escape Room Director crea diferentes facturas: factura de venta (simplificada o completa y proforma) y factura rectificativa.

Todas estas facturas se pueden personalizar con una serie y se le puede asignar un numero de contador (esto es útil si venimos de otro sistema de facturación, para seguir con la numeración correcta)

Estas opciones de personalización y/o asignación están en Ajustes/Empresa, debemos cumplimentar todos estos datos para que se generen correctamente.

FACTURAS DESDE RESERVAS o BONO REGALO

Las facturas en una reserva que se entra manualmente en el sistema también se generan, igual que si entra una reserva desde la web (sólo si tenemos este ajuste marcado en Ajustes/General/Facuración. 

CAMBIAR EL ESTADO A CONFIRMADO DE UNA RESERVA NO GENERA LA FACTURA

Si un cliente no ha finalizado una reserva (estado en color azul) y se la confirmamos manualmente, debemos actualizar que el importe pagado es 0 y si quiere factura, deberemos crearla manualmente. 

FACTURAS MANUALES DESDE RESERVAS o BONO REGALO

Encontraremos este icono dentro de la reserva y dentro del bono regalo.

Pulsando sobre este icono se nos abrirá la ventana para crear la factura de la reserva o del bono regalo.

Una vez generada no se envia, tendremos que ir a la factura para enviarla.

FACTURAS RECTIFICATIVAS

Una vez generada una factura (no una proforma), ya no se podrá eliminar, si nos hemos confundido, deberemos generar una factura rectificativa, esto se hace automáticamente con el icono amarillo que hay al editar la factura con el icono del lápiz, el icono de rectificativa lo veremos arriba a la derecha. 

Pasar una Proforma a Factura difinitiva

En el menú general (izquierda), veremos la pestaña Facturación y dos opciones, el listado de Facturas (con sus filtros para seleccionar las facturas que queremos ver) y el listado de TicketBAI, si se tiene habilitada esta opción.

Todas las facturas generadas irán a este listado.

Si tenemos la opción marcada para que se generen como Proforma en Ajustes/General/Facuración, todas las reservas generarán una proforma y no adjuntará nada por email, pues las proformas no son facturas difinitivas y estarán pendientes de validar, posteriormente, habrá que enviarlas manualmente.

Iremos al listado de Facturación para editar la factura proforma y pasarla a definitiva, cambiando el estado en el desplegable de arriba a la izquierda, cambiaremos a Factura y le daremos al botón azul de Actualizar (abajo a la derecha).

Una vez hecho esto, nuestra Factura se creará con la serie y el número correspondiente en el listado de Facturas. 

Simplificada o Completa

Podemos escoger entre dos opciones de facturas:

• Simplificada: este tipo de factura no necesita datos del cliente
• Completa: este tipo de factura debe contener todos los datos fiscales del clientes

Envío de Facturas

Si tenemos el pack de facturación ampliado, el sistema adjunta la factura creada (siempre que no sea una proforma) en el mail de reserva en el caso de que sea una factura simplificada y al email indicado en los datos de facturación, en el caso de que sea una completa y estén indicados los datos de facturación, pasado 1 minutos desde la recepción del pago. 

Envío de Facturas desde el listado.

Si tenemos varias facturas para una reserva y sólo queremos enviar una, iremos al listado de facturas y pulsaremos encima del icono del sobre que tenemo a la derecha.

Esta acción sólo envía esa factura, no todas las que se hayan generado para era reserva.